Standar Operasional Prosedur Pelayanan Informasi Publik

Setiap penyelenggara pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan fungsinya harus memiliki standart pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai ukuran baku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi. Adapun Standart Pelayanan Informasi Publik, sebagai berikut :

1.  OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan back Office yang baik :

  • Front Office meliputi :
  1. Desk layanan langsumg
  2. Desk layanan via media
  • Back Office meliputi :
  1. Bidang pelayanan dan dokmentasi informasi
  2. Bidang pengolahan data dan klasifikasi informasi
  3. Bidang penyelesaian sengketa informasi .

 

2.  DESK INFORMASI PUBLIK

Untuk memenuhi dan melayani permntaan dan kebutuhan pemohon informasi publik, pejabat pengelola informasi dan dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsumg dan layanan melaui media antara lain menggunakan telepon, email dan website.

 

alur

3.  WAKTU PELAYANAN INFORMASI

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi Publik .di Sekretariat PPID yang berada di Dinas Kominfo Kota Medan. Penyelenggaraan pelayana informasi publik dilakasanakan pada hari kerja senin sampai dengan jumat

Senin – kamis: : 08.00 s/d 16.00 WIB
Istirahat : 12.00 s/d 13.30  WIB
Jumat : 08.00 s/d 15.00  WIB
Istirahat : 11.30 s/d 13.30  WIB

4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

  1. Pemohon informasi datang ke layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copi KTP pemohon dan pengguna informasi.
  2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
  3. Pertugas memproses pemintaan informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah di tandatangani oleh pemohon informasi publik
  4. Petugas Menyerahkan informasi sesuai dengan yang di minta oleh pemohon/pengguna informasi jika informasi yang di minta masuk dalam kategori di kecualikan PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku
  5. Petugas memberikan Tanda bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik
  6. Membukukan dan mencatat.

 

5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

  1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik di lakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi poersyaratan yang telah di tetapkan
  2. Waktu penyelesaian di laksanakan paling lambat 10 hari kerja sejak di terima pemberitahuan yang berisikan informasi yang di minta berada di minta penguasanya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 hari kerja
  3. Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik di lakukan secara langsung, melalui email,fax atau jasa pos.
  4. Jika permohonan informasi di terima maka di surat pemberitahuan juga di cantumkan materi informasi yang di berikan, format informasi, serta biaya apabila di perlukan untuk keperluan pengadaan atau perekaman .bila permintaan infurmasi di tolak maka dalam surat oemberitahuan di cantumkan surat penolakan berdasarkan UU KIP.

6. BIAYA TARIF

Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi Menyediakan Informasi publik secara gratis (tidak di pungut biaya) sedangkan untuk pengadaan dan perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggadaan informasi sendiri di sekitar gedung Badan Publik (PPID) setempat .

 

7. KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik di bantu oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, dan Pranata Komputer .Untuk petugas pada desk layanan Informasi publik diutamakan yang memiliki kompetensi di bidang pengetahuan mengenai peraturan perundang undangan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi , sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.

8. LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pengelolahan hasil transaksi penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik.petugas pelayanan informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik disampaikan kepada bidang pelayanan informasi. Bidang pelayanan informasi pembuat laporan bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID) Pembantu yang ada di Kelurahan, Kecamatan, Kantor dan SKPD-SKPD di Kota Medan. Selanjutnya PPID pembantu tersebut setiap bulan Menyampaikan hasil layanan informasi publik kepada SekretarisPPIDDinas Kominfo Kota Medan,selaku atasan PPIDKota Medan . Hasil layanan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi,tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dari waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.

9. KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK

Setiap pemohon informasi publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan pejabat pengelola informasi dan dokumentasi berdasarkan alasan berikut. .

    1. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam pasal 17.
    2. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud dalam pasal 9
    3. Tidak ditanggapi permintaan informasi
    4. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana diminta
    5. Tidak dipenuhinya permintaan informasi
    6. Pengenaan biaya yang tidak wajar
    7. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam undang -undang ini.